Sábado, 13 de Abril de 2024

     

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Organización documental

 

Establece las actividades para el documento interno producido por el IDSN en todas las etapas de su ciclo vital, así:

Archivos de Gestión  - Se produce el documento en desarrollo a las funciones de las dependencias IDSN. Todos los documentos IDSN están establecidos, valorados,  codificados en nuestras Tablas de Retención Documental  -  TRD.  Aprobadas por el Consejo Departamental de Archivos de Nariño.  El documento que no esté en TRD se clasifica como herramienta, no es importante y se lo puede eliminar desde el Archivo de Gestión.

Para el manejo de los Archivos de Gestión tenemos establecido dentro de este procedimiento Organización documental  la Guía para la Organización de Archivos, que nos informa y enseña  la manera correcta de archivar y la utilización de los formatos establecidos dentro del sistema de Gestión de la Calidad

Archivo Central e Histórico -  Se reciben los documentos transferidos desde los archivos de gestión.  Estos deben estar identificados, organizados, foliados, con  inventario individual  en cada carpeta.  

Se utilizan los tres formatos establecidos, como son:  

1.    Identificador de Series o Rótulo  -  Se coloca en el lomo del AZ o en la parte derecha de la carpeta
2.    Inventario Individual -  Se coloca al inicio de la carpeta.  Contiene  una relación o índice de los expedientes de  la carpeta o serie.
3.    Transferencia -  Relación de las carpetas o series enviadas y recibidas en Archivo Central.

Unidad de correspondencia

 

Se cuenta con la ventanilla Única – Unidad de correspondencia, a través de la cual se hace la recepción y tramite de los documentos internos y externos de la Entidad.  Se  dispone   software para la radicación de documentos externos y para la producción de la correspondencia interna.

Servicios de archivo central

 

Este procedimiento establece las actividades desarrolladas en la prestación de los servicios del archivo central, como son: Reprografía, Consulta, Préstamos, Autenticaciones y Certificaciones de los documentos que se encuentran en el Archivo Central.  

Se cuenta con un número aproximado de siete mil (7.000) historias laborales de ex funcionarios, susceptibles a solicitud de certificación.

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